La pandémie a changé la façon dont beaucoup d’employés travaillent dans le monde. Les réunions Zoom, Google Hangouts et Microsoft Teams sont devenues la norme. Les réunions quotidiennes en face à face, les déjeuners d’équipe, les pauses café, les commérages, les bruits de couloirs et autres interactions personnelles ont fait place à de multiples conférences virtuelles et webinaires. Différentes entreprises ont également modifié leurs stratégies de marketing de marque pour s’adapter à l’évolution des demandes des consommateurs.
Le travail à distance a ses avantages et ses inconvénients. Parmi les avantages, on peut citer une plus grande autonomie des employés puisqu’ils opèrent sous une supervision minimale, des coûts opérationnels moindres, l’absence de temps de déplacement (donc, aucune excuse pour être en retard !), certaines entreprises permettant un horaire de travail plus flexible. Cependant, cela a également posé différents défis, notamment lors du travail en groupe. Distractions à la maison, mauvaise communication, difficultés à distinguer le travail du repos, décalage horaire et sentiment d’isolement social, pour n’en citer que quelques-uns.
S’ils ne sont pas pris en compte de manière appropriée, ces facteurs peuvent entraîner une baisse de la productivité et du rendement, voire nuire à la santé physique et mentale de vos employés. Pour quelqu’un qui gère une équipe, c’est une énorme responsabilité que de veiller sur tout le monde et de s’assurer qu’aucun employé n’est laissé pour compte.
Voici quelques conseils pour communiquer efficacement avec votre équipe à distance :
Établissez un calendrier fixe pour les réunions d’équipe
Prévoyez au moins un jour fixe de la semaine où vous vous réunissez virtuellement en tant qu’équipe. S’il y a une annonce, une mise à jour ou une préoccupation, il est plus facile de les porter à l’attention de tous.
Le fait de bloquer un jour et une heure spécifiques permet à chacun de préparer ses projets à venir. Veillez à consacrer au moins quelques minutes supplémentaires pour rattraper le temps perdu ou parler de sujets non liés au travail.
Communiquer à bon escient
Surcommuniquer ne signifie pas envoyer des e-mails en dehors des heures de travail ou téléphoner au milieu de la nuit. N’oubliez pas que tous les employés ont un droit à la déconnexion. N’hésitez pas à vous adresser à un collègue (ou à votre patron) si quelque chose n’est pas clair. Si vous avez des inquiétudes, il serait bon de les demander d’abord au lieu de faire des suppositions. Les employés qui travaillent en face à face peuvent être sujets à des erreurs de communication en raison de leurs lacunes en matière d’écriture, de leur méconnaissance des outils et du fait qu’ils doivent passer par un canal de communication plutôt que par un canal direct. Essayez d’être aussi détaillé et concis dans vos propos. N’oubliez pas que vos émotions et vos gestes peuvent ne pas être perçus de la même manière qu’en physique par vos interlocuteurs. Exemple, prenez vos précautions principalement en passant par les emails.
Utilisez des outils de collaboration et de productivité
Lorsque vous travaillez à distance, chaque employé doit avoir une compréhension claire des tâches et des attentes à son égard. Pour être efficace, chacun doit avoir accès aux ressources dont il a besoin pour produire des résultats de qualité. Les outils essentiels de collaboration à distance permettent à chacun de communiquer efficacement et de participer à un projet tout en voyant les mises à jour effectuées par ses collègues en temps réel.
Suivi des présences
Pour les chefs d’équipe et les managers, le suivi des présences de votre équipe peut vous donner un aperçu de l’heure à laquelle ils commencent et terminent le travail. Il peut servir de base à la programmation d’un moment stratégique pour les réunions d’équipe. Le fait d’avoir un horaire fixe permet aux autres membres de l’équipe de savoir quel est le meilleur moment pour vous contacter et celui où il ne faut pas le faire. Les systèmes de suivi des horaires peuvent aider à contrôler les présences ou les congés des employés.
Organisez des activités virtuelles de renforcement de l’esprit d’équipe
Les activités de consolidation d’équipe visent à améliorer la communication, à affiner les compétences en matière de résolution de problèmes et à consolider la culture d’équipe. En outre, elles encouragent le travail d’équipe et la confiance entre collègues, ce qui peut renforcer le sentiment d’appartenance. Ces activités peuvent prendre la forme de jeux virtuels, de défis ou de soirées costumées !
Reconnaître l’excellence
Féliciter un employé pour ses réalisations est une façon de lui montrer l’importance de sa contribution. Comme il est plus facile de se relâcher lorsque personne ne regarde, c’est une affirmation que leurs efforts sont appréciés, même s’ils ne sont pas visibles. En outre, cela favorise le sentiment d’appartenance à l’organisation. Elle leur rappelle qu’ils doivent continuer à bien travailler dans l’espoir d’inspirer les autres membres de l’équipe à faire de même !
Tendez la main aux membres de votre équipe ou à vos collègues individuellement
Le fait de ne pas se rencontrer en personne peut être difficile pour certains, surtout pour ceux dont les collègues sont aussi des amis. Les êtres humains sont des animaux sociaux. Il est dans notre nature de socialiser et d’être en compagnie d’autres personnes. Il se peut qu’un collègue ait des difficultés dans sa vie personnelle ou qu’il ait simplement besoin de parler à quelqu’un, ou encore, si vous êtes chef d’équipe, qu’un employé soit trop timide pour exprimer ses préoccupations lors des réunions d’équipe. Dans ces moments difficiles, le simple fait de leur tendre la main et de leur demander comment ils vont peut être très utile.
